由于招標代理機構(gòu)是受采購人委托，以采購人名義組織招標，因此，在開展招標活動之前，必須獲得采購人的正式授權(quán)，這是招標代理機構(gòu)開展招標業(yè)務(wù)的法律依據(jù)。授權(quán)的范圍由采購人確定，招標代理機構(gòu)也應(yīng)根據(jù)工作的需要提出相應(yīng)的要求。

經(jīng)過采購人和招標代理機構(gòu)協(xié)商一致后，雙方簽訂委托招標合同(或協(xié)議)。其主要內(nèi)容包括:采購人和招標代理機構(gòu)各自的責權(quán)利、委托招標采購的標的和要求、采購的周期、定標的程序和招標機構(gòu)收費辦法等。這里特別強調(diào)的是定標程序問題，這關(guān)系到賦予招標機構(gòu)權(quán)限范圍和招標代理機構(gòu)所承擔的責任。

定標程序可分為以下幾種主要程序:一是委托招標代理機構(gòu)評出優(yōu)選方案，排出前三名的順序，由采購人最終確定中標商；二是采購人委托評標委員會負責定標；三是采購人委托招標代理機構(gòu)負責定標；四是招標代理機構(gòu)提出中標的意見，經(jīng)采購人同意后報有關(guān)主管機關(guān)最終確定中標商。由于不同的定標程序授權(quán)的范圍不同，有關(guān)各方承擔責任的大小也不一樣。因此，委托方和招標代理機構(gòu)在開始招標前，就應(yīng)商定定標程序。

采購人編制招標文件

招標文件(或稱標書)是整個招標過程所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據(jù)，而且是構(gòu)成合同的重要組成部分。一般情況下，招標人和投標人之間不進行或進行有限的面對面交流。投標人只能根據(jù)招標文件的要求，編寫投標文件。因此，招標文件是聯(lián)系、溝通招標人與投標人的橋梁。能否編制出完整、嚴謹?shù)恼袠宋募苯佑绊懻袠说馁|(zhì)量，也是招標成敗的關(guān)鍵。因此，有人把招標文件比做各方遵循的"憲法"，由此可見招標文件的重要性。由于招標代理機構(gòu)專門從事招標業(yè)務(wù)，他們擁有較豐富的經(jīng)驗和大量的投標商信息，可以編制更加完善的招標文件。為此，他們主要注重以下幾個方面的工作:一是對投標人做出嚴格的限制，在保證充分競爭的前提下，盡量使合格的供應(yīng)商和承包商參加投標，以避免投標人過多，給各方面造成不必要的負擔。這項工作建立在掌握投標商大量信息的基礎(chǔ)上，而專職招標機構(gòu)有條件做到這一點。二是對招標文件的制作做出詳細的規(guī)定，使投標人按照統(tǒng)一的要求和格式編寫投標文件，達到準確響應(yīng)招標文件要求的目的。三是為采購人當好技術(shù)規(guī)格和要求的參謀，使采購者獲得合乎要求和經(jīng)濟的采購品，四是保證招標文件的科學、完整，防止漏洞，不給投標人以可乘之機。

嚴格按程序組織評標

一般情況下，采購人與一些供應(yīng)商和承包商有各種業(yè)務(wù)往來，難以超脫者的身份組織評標，且容易被投標者誤會。專職招標機構(gòu)比較超脫，可以較好地避免問題的發(fā)生，并嚴格按招標文件要求和評標標準組織評標，以維護招標的公正性，保證招標的效果。

做好采購人與中標人簽訂合同的協(xié)調(diào)工作

由于采購人處于主動的地位，容易將招標以外的一些條件強加給中標人，產(chǎn)生不平等的協(xié)議，使招標流于形式。有時中標者也找各種理由拒絕或拖延簽訂合同。上述問題如果沒有一個中間人從中協(xié)調(diào)是很難解決的。由于招標機構(gòu)是招標的組織者，承擔此角色最為適宜。

監(jiān)督合同的執(zhí)行協(xié)調(diào)執(zhí)行過程中的矛盾

有些招標合同執(zhí)行需要較長的時間，在執(zhí)行合同過程中，當事人雙方難免遇到一些糾紛，不愿意訴諸法律，希望有一個中間人從中協(xié)調(diào)解決。在實際工作中，招標機構(gòu)組織簽訂合同后，可以說已完成了招標代理工作，但在執(zhí)行合同過程中當雙方出現(xiàn)矛盾時，往往需要求助于招標機構(gòu)來解決。招標機構(gòu)處于對雙方負責和提高自身信譽的目的，會盡最大努力使矛盾得到解決。